경북교육청, 번거로운 회의 참석 확인 'QR코드'로 간편하게

모바일 출석 등록부터 참석자 명단 생성까지 전산 처리...교직원 행정 부담 완화 기대

[프라임경제] 경북교육청이 회의 참석자 확인 업무를 모바일 중심으로 전환하며 행정업무 간소화에 나섰다.

경북교육청 전경. ⓒ 경북교육청

경북교육청(교육감 임종식)은 본청을 비롯해 직속기관과 교육지원청 등 산하 모든 기관에서 QR코드를 활용한 회의관리시스템을 정식 운영한다고 16일 발표했다.

이번 조치는 회의 때마다 반복되는 참석자 등록과 명단 정리 업무를 전산화해 교직원의 행정 부담을 줄이기 위해 마련됐다.

기존 회의 운영에서는 참석자가 종이 명부에 직접 이름과 소속을 적고, 회의 담당자가 이를 확인하는 절차가 일반적이었다. 

현장 참석자가 몰릴 경우 접수에 시간이 걸릴 수 있고, 수기 작성 과정에서 정보가 잘못 입력되거나 빠지는 문제도 발생할 수 있었다.

회의가 끝난 뒤에는 담당자가 서명부를 바탕으로 참석자 현황을 정리하고 관련 서류를 보관해야 했다. 회의가 반복될수록 이러한 부수적인 업무가 누적되는 구조였다.

경북교육청이 새롭게 선보인 시스템은 회의 준비와 출석 확인, 결과 정리 과정을 하나의 전자관리 체계로 연결했다.

회의를 주관하는 부서는 시스템에 회의 관련 사항을 입력해 전용 QR코드를 생성한다. 회의 참석자는 현장에 표시된 QR코드를 휴대전화로 읽은 후 소속과 성명, 휴대전화 번호 뒤 네 자리를 등록하면 출석 처리가 이뤄진다.

별도의 종이 서명 없이 모바일 기기를 통해 참석 정보를 입력하는 방식이다.

등록된 자료는 시스템에서 자동으로 집계되며, 회의가 끝나면 참석자 등록부가 전자적으로 생성된다. 담당자는 해당 자료를 필요한 형태로 출력하거나 파일로 내려받아 후속 업무에 활용할 수 있다.

경북교육청은 이를 통해 회의 전 서명부 제작, 현장 참석자 접수, 회의 후 명단 취합 등 기존 절차에 투입되는 시간과 노력을 줄일 수 있을 것으로 기대하고 있다.

전자 방식으로 참석 기록을 관리하면 수기 작성에서 비롯될 수 있는 오류를 줄이고, 참석자 자료의 관리 편의성도 높아질 전망이다. 종이 사용량과 문서 보관 부담을 낮추는 효과도 기대된다.

교육청은 시스템 이용에 필요한 안내자료를 제공하고 기관별 문의에 대응하는 지원체계를 마련했다. 실제 운영 과정에서 접수되는 현장 의견을 바탕으로 이용 편의성을 높이는 기능 개선도 이어갈 예정이다.

임종식 교육감은 "정보무늬 기반 회의관리시스템은 반복적이고 번거로운 회의 참석 확인 업무를 디지털 방식으로 간소화한 작은 변화"라며 "현장의 불필요한 행정업무를 지속적으로 발굴·개선해 교직원이 교육 본연의 업무에 더욱 집중할 수 있는 환경을 적극 뒷받침하겠다"고 밝혔다.