[스타트업 법률 가이드] 주주총회 의결권의 다양한 행사 방법

[프라임경제] 매년 3월, 주식회사는 주주총회 준비를 위해 분주한 시간을 보낸다. 우리 상법은 회사가 주주총회를 적법하고도 원활히 개최할 수 있도록 의결권 행사에 관해 다양한 제도를 두고 있다. 

하지만 현장에서는 '서면에 의한 의결권 행사', '서면에 의한 결의', '전자적 방법에 의한 의결권 행사', '전자주주총회' 등 비슷한 용어들로 인해 이들 개념을 혼동하는 경우가 많다. 이에 실무적으로 많이 혼동되는 유사 개념들을 살펴보고자 한다.

서면에 의한 의결권 행사는 주주총회를 개최하되 개별 주주가 총회에 출석하지 않고 서면을 통해 의결권을 행사하는 제도이다. 서면에 의한 의결권 행사 제도를 활용하기 위해서는 정관에 근거 규정을 두어야 한다. 이 제도를 활용한다면, 주주가 총회에 출석하지 않고도 의결권 행사에 필요한 판단을 내릴 수 있도록 회사는 의결권 행사에 필요한 서면과 참고자료를 주주총회 소집통지서에 첨부해야 한다.

서면에 의한 의결권 행사와 가장 많이 혼동되는 것이 서면에 의한 주주총회 결의이다. 서면에 의한 주주총회 결의는 자본금 총액이 10억원 미만인 회사가 주주 전원의 서면 동의를 받아 물리적으로 주주총회를 개최하지 않고도 주주총회 결의와 같은 효력이 발생하도록 하는 제도이다. 

자본금 총액이 10억원 미만인 소규모 회사의 경우 번거롭게 현실로 총회를 개최하지 않고도 결의가 가능하도록 하는 제도로 이해할 수 있다.

전자적 방법에 의한 의결권 행사는 주주총회를 개최하되 개별 주주가 총회에 출석하지 않고 전자적 방법으로 의결권을 행사할 수 있도록 하는 제도로서, 실무적으로는 전자투표로 칭하는 경우가 많다. 서면에 의한 의결권 행사와 마찬가지로 주주의 결의 참여를 원활히 하기 위한 제도인데, 서면에 의한 의결권 행사를 위해서는 정관에 근거가 필요한 것과 달리 전자투표 제도를 이용하기 위해서는 이사회 결의가 있어야 한다는 차이가 있다. 

전자투표를 진행하는 경우에는 전자투표에 관한 사항을 추가로 소집통지에 포함할 필요가 있고, 투표 절차의 공정성 등을 위해 상법 시행령에서 정하는 일정한 방법에 따라 주주 본인임을 확인해야 하는 등 제반 준비를 갖춰야 한다. 실무적으로는 한국예탁결제원에서 지원하는 전자투표 시스템을 이용하는 경우가 많다.

전자투표와 전자주주총회 역시 별도의 개념이므로 구분할 필요가 있다. 전자투표는 주주가 총회에 출석하지 않고 전자적 방식으로 의결권을 행사하도록 하는 제도인 반면, 전자주주총회는 주주가 전자적 방식으로 총회에 출석하여 결의에 참가할 수 있는 방식의 주주총회를 의미한다. 

전자투표는 주주총회 전날까지 미리 의결권을 행사하는 것이지만, 전자주주총회는 주주가 전자적 방식으로 주주총회의 의사진행 및 결의에 실시간으로 참가하는 것이라는 점에서도 큰 차이가 있다. 전자주주총회 제도는 2025년 7월22일 상법 개정으로 제정되어 2027년 1월1일 시행될 예정인데, 전자주주총회 제도의 공정하고 신뢰가능한 운영을 위한 자세한 사항은 앞으로 개정될 향후 상법 시행령을 통해 구체적으로 정해질 예정이다.

주주총회의 적법한 개최, 특히 상법에 따라 주주총회 의결권 행사의 기회가 보장되었는지 여부는 주주총회 결의의 효력을 좌우할 수 있는 중요한 사실관계다. 주주총회의 소집 절차나 결의 방법이 법령이나 정관에 위반하는 경우 주주총회 결의 취소의 소가 제기될 수 있고, 이러한 절차적 문제가 특별히 심각하거나 아예 결의가 없는 것과 같은 정도라면 주주총회 결의 무효 또는 부존재 확인의 소가 제기될 수도 있다. 

주주총회 결의가 효력을 상실하면 주주총회 결의에 따라 집행한 후속 행위에 관하여도 다양한 법률적 영향이 발생할 수 있으므로, 주주총회를 준비하는 주식회사들은 선제적으로 정관, 소집통지 절차 등 관련 시스템을 점검할 필요가 있다.

심건욱 법무법인 디엘지 변호사

연세대학교 정치외교학과 졸업 / 연세대학교 법학전문대학원 졸업 / (前) 법무법인(유한) 세종 / (前) 법무법인 세움