[10년 전 오늘] "종이 없애고 지정석 치우고"…스마트오피스 시대 활짝

일하는방식 변화, 디지털 업무환경 구축…"업무효율 끌어올려"

[프라임경제] "종이결재 대신 전자결재로 신속하게 처리하고, 높은 칸막이 보다 자연친화적 식물이 가득한 카페같은 사무실, 여기가 카페인가요, 회사인가요?"

최근 업무효율성을 높이기 위한 디지털 환경 구축에 따라 직장인들의 업무방식이 다양하게 변화하고 있습니다. 코로나19 여파로 기업들은 재택근무를 적극 도입하면서 지정식 대신 공간에 제약 없는 다양한 형태의 스마트 오피스 시대가 활짝 열렸습니다.

일하는 방식이 변화하면서 기업들은 업무효율을 높이기 위해 스마트 오피스를 도입하고 있다. ⓒ 유한킴벌리

10년 전 오늘인 2010년 11월23일, 방송통신위원회(이하 방통위)는 스마트 오피스 도입 및 확산을 위해 '스마트 모바일 오피스 추진계획'을 발표했습니다.

스마트 모바일 오피스는 스마트폰과 태블릿PC, 무선 인프라를 활용해 모바일 업무기반이 조성된 사무실을 일컫는데요, 도입 당시 사무실에 종이를 없애고 첨단 모바일 기술을 활용해 언제 어디서나 업무가 가능하도록 해 업무 생산성이 향상될 것을 기대했었죠. 

이를 위해 방통위는 스마트 모바일 오피스 도입에 2400억원의 예산을 책정, 이 중 약 200억원을 정부가 부담하기로 했습니다.

이 중 눈여겨 봐야 할 점은 기업의 생산성을 높이기 위해 이메일, 결재 시스템 등을 중소기업 업종별로 필요한 기능을 구현해 운영체제(OS)와 플랫폼에서도 사용할 수 있도록 한 것인데요.

기자가 첫 직장에 입사했던 2010년 당시만 하더라도 전자결재는 먼 나라 이야기였습니다. 외근이 잦은 상사가 회사 사무실로 돌아올 때까지 결재서류를 들고 발을 동동 구르며 기다렸던 기억이 생생합니다.  

이젠 종이에 인쇄된 결재서류를 빳빳한 결재판에 꽂아 상사나 임원의 방을 두드리기보다 전자결재 시스템에서 클릭 한 번으로 가능해지면서 간편한 전자결재 시대가 열린 것이죠.

중소벤처기업진흥공단은 스마트 기기에서도 전자결제가 가능한 '모바일 전자결재 시스템'을 도입했다. ⓒ 중소벤처기업진흥공단

◆비대면 패러다임 발맞춰 '모바일 전자결재' 활발

10년 이 지난 지금, 대기업뿐 아니라 공공기관도 비대면 중심 패러다임 전환에 발맞춰 전자결재 도입이 활발한 분위기입니다.

중소벤처기업진흥공단(이하 중진공)은 지난 8월부터 '모바일 전자결재 시스템'을 활용합니다. 시간과 장소 제약이 없는 디지털 업무환경을 만들기 위해 전자결재 시스템(KOSME Smart Office·중진공 스마트 오피스)를 도입한 것인데요.

외부 출장 중에 컴퓨터를 사용할 수 없는 상황에서도 스마트 기기를 통해 언제, 어디서나 전자결재 시스템을 이용할 수게 됐습니다.

이밖에도 이용자의 업무 편리성을 고려해 중요한 업무 정보의 유출을 방지할 수 있도록 △OTP 활용 이중인증 시스템 △화면캡처 및 위변조 방지 △보안 키패드 △데이터 암호화 등 국정원 보안기준에 부합하는 철저한 보안 체계도 구축했습니다.

박태인 중진공 정보관리실장은 "디지털 중심으로 변화하는 업무방식에 대응하기 위해 직원들의 아이디어를 바탕으로 모바일 전자결재 시스템을 도입하게 됐다"면서 "시간과 장소에 제한받지 않는 의사결정과 업무처리가 가능해져 신속한 기업지원 서비스를 제공할 수 있을 것으로 기대된다"고 말했습니다.

스마트워크 3.0이 적용된 유한킴벌리 본사. ⓒ 유한킴벌리

◆스마트워크 본격화…지정석 없앤 카페 같은 사무실

스마트오피스 조성에 나선 유한킴벌리는 지난 8월부터 '스마트워크 3.0'을 시행했습니다. 이를 통해 주1일 이상 재택근무 의무화와 걸어서 2분여 만에 전사원을 만날 수 있는 오피스 공간을 구현한 것인데요.

다양한 연령대와 개성을 가진 사원들이 근무하는 사무실에서 긴밀한 협업이 가능하도록 6개 타입의 업무공간을 도입했습니다. 

먼저 건강을 고려한 스탠딩 좌석을 비롯해 △짧은 시간 활용할 수 있는 터치다운 좌석 △짧은 시간의 토론과 소통을 고려한 오픈 콜라보 좌석 △집중업무 좌석 △임산부 좌석 등 공간을 본인의 개성과 업무 스타일에 따라 자유롭게 선택할 수 있도록 제공, 전국 6곳의 스마트워크센터도 활용할 수 있습니다.

또한 스마트오피스는 디지털화를 통해 비접촉 지문출입관리, 무선화면공유기, 스마트 글라스 등을 통해 편의성을 높이고 원격회의시스템도 강화했다는 설명입니다.

유한킴벌리 관계자는 "과거에 부서별로 구성된 공간에서 부족했던 정보와 업무교류 등으로 비효율과 부서 이기주의 등이 상당 부분 존재했다"면서 "이번 스마트워크를 통해 일하는 문화발전으로 이어져 시대변화에 맞는 새로운 경쟁력에 이바지할 것"으로 기대했습니다.

야근을 밥 먹듯 하던 엉덩이로 일하는 시대가 지나고, 효율성을 앞세운 '스마트 워크'가 각광받고 있습니다. 스마트 워크는 단순히 똑똑함이 아닌 업무 몰입도를 향상해 기업에도 일하는 직원에게도 긍정적인 영향을 미치는데요.

코로나19가 장기화되는 요즘, 스마트워크 환경 속에서 직원 스스로가 미래지향적인 기업문화를 주도해 디지털혁신의 성공사례로 꼽히길 기대해 봅니다.